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【PConline 应用技巧】不可否认，发票报销一直都是个令人困扰的问题。每到月底，我们总是需要把所有的发票上交给财务部，以方便财务核对并报销发票。但是整理发票总是需要花费大量的时间和精力，对于发票报销，你还在粘贴发票吗？去年的发票，如今都报销了吗？
不得不说，发票的报销不仅困扰着公司的普通员工，对企业而言也亦是如此。如果员工的发票无法得到及时的报销，那么也将会影响企业项目的推进。就拿员工出差做项目来说，有很多资金需要员工自己来提前垫付。但是我们自身信用卡的额度毕竟有限，如果资金巨大将无法支持项目的推进，可见企业发票报销是多么的重要。 发票报销的路上，为何如此坎坷？所谓发票，是指一切单位和个人在购买商品、提供或接受服务以及从事其他经营活动中，所开具和收取的业务凭证，是会计核算的原始依据，也是审计机关、税务机关执法检查的重要依据。简单来说，发票就是发生的成本和费用的原始凭证，对于公司来讲，发票主要是公司做账的依据，同时也是纳税的费用凭证，对于员工来讲，发票的用途就是用来报销的。
在我们的日常办公中，因企业财务需要相关的票据作为报销的凭证，员工只能每月提交纸质版的发票进行相应的报销，但这样不仅占用了员工日常工作的时间，而且加剧了财务月底的工作压力。
又或者说赶上月底出差不在公司，根本无法统计票据，那么将无法及时给财务提供发票。难道让员工自己掏腰包吗？ 在发票报销的方式上，手动记账和发票处理效率低下的问题或许一直困扰着你，尤其是在传统的制造业领域这一问题体现的更加明确。面对日常的业务流程产生的海量票据，财务管理人员往往忙的不可开交，除此之外在过大的压力下还容易造成票据处理的遗漏和出错，导致企业利益的损失。
当然，不同材质不同尺寸的票据总是挤满了我们的钱包，之后的贴票报销流程更是让员工和财务人员苦不堪言。 看来，传统的发票报销方式已经不能满足现在的企业。随着电子和数字化信息传递速度的提升，电子发票也随之而来。电子发票的优点在于能大幅度的减少企业发票的成本，并能和企业的电子发票系统相结合，最大提升企业发票报销的效率。当然，电子发票在保管和调阅时也将更加方便，我们认为电子发票将是未来的发展方向之一。 自从又了Ta，企业报销全不怕为改变公司发票报销的现状，PConline喜提柯尼卡美能达印核票据管理解决方案，在我们试用的期间，获得了公司员工的一致好评。移动端加服务器加审核的产品特点，让企业的发票报销变得更加方便，即便身处异地也可进行报销操作，我们一起看下柯尼卡美能达印核票据管理系统到底给我们带来了怎样的惊喜？ 何为票据管理系统？ 其实票据管理系统是通过多种采集技术，有效的将税务系统中的各个独立的系统数据整合到一个平台，为大中型企业提供了一个集票据影响、完整结构化数据为一体的全生命周期的票据管理系统，用技术手段来代替企业人工机械的重复操作，从而减少了人工繁琐的操作。达到提高工作效率，降低生产成本，并有效的防范了税务的风险。
有效提升发票的处理速度 要知道，我们以往处理发票信息时需要把发票带回，填写报销用途，并找相关领导进行签字确认报销，财务部门核实报销票据，最终才能进行报销。可以说报销的流程虽然十分严谨，但是却在浪费了很多人力和物力。一份发票核对工作也许需要很多人才能按时完成，但如果这样工作的话工作效率可想而知。
而通过柯尼卡美能达的印核管理系统可在拿到票据后，通过手机拍摄的方式将发票的照片传输到报销系统中，后经过相关领导在系统上的批量勾选确认，最终财务可进行最终的确认报销。 通过票据管理系统来报销在流程上确实给我们提供了很多的便利，其实这就像我们日常办公所使用的OA系统一样，最开始的请假、申请单只能通过纸质版的单子来签字确认，这样既费时又费力，而且严重影响了工作的效率。而OA办公的方式则可以最大程度的减少中间的审批流程，我们在系统中就可以轻松的发起申请并查看审批的进度。 将财务每月汇总变成按天汇总 要知道，我们以往的财务报销一般集中在月底，部门的负责人也只能在月底才能获得报销数据的表格。所以每到月底企业的财务人员都要加班来汇总发票。 而使用了票据管理系统后，企业部分的负责人和财务人员可以通过柯尼卡美能达印核票据管理系统对每天的相应票据进行处理，将压在月底的工作平摊到每天来进行，这样不仅减少了财务人员的压力，并且可以让负责人每天都可以查询到相应报销的数据表格，以实现对部门财务支出的实时监控。
不得不说，使用了可柯尼卡美能达的印核票据管理系统后，大大提升了财务报销的效率，让公司的员工再无后顾之忧。 如果说企业报销用印核，那么个人报销就用Ta前面我们展示了柯尼卡美能达印核票据管理系统的强大，其功能特点非常适合企业办公使用。但如果企业并没有去采购印核票据管理系统，那么我们也有办法。下面我们介绍一款非常适合日常记账和记录发票信息的APP——票小秘，非常适合个人报销使用。
票小秘最大的特点就是可以彻底告别手动录入，只需要拍摄照片即可记账和报销。并且能智能识别出各类票据，一键即可倒出需要的Excel表格，彻底告别手动录入发票信息。 下面我们通过下载票小秘APP，直接体验了软件的功能。首先，我们需要下载票小秘，值得一提的是这个APP是一个免费无广告的应用，IOS或是安卓都可以使用。 下载完毕后，打开软件。我们可以看到最下方处有一个“拍照”按钮，我们将会利用这个软件对发票进行拍照和识别。同时可以看到上方处有一个“发票夹”按钮，识别完毕的发票会存储在这里。同时也可以根据自己的需求新建/重命名发票夹。
想要识别发票，只需要通过点击拍照按钮来到拍照界面。此时我们就可以对发票进行拍照了，值得一提的是票小秘支持单拍和连拍功能。考虑到需录入发票数量问题，单拍与连拍可以同时在一个画面内拍摄识别多张发票，非常适合有大量发票需要报销的时候。 采集完发票之后，这个APP就会自动识别已拍下的发票信息。比如图中这张发票，APP识别了这张发票所有的相关信息，除了基本的金额等，同时还识别出了发票的种类等。如果发现识别错误也是直接可以更改的。
识别完成后，点击保存。回到主页面后，可以看到发票夹中多了相应的识别记录，同时发票夹自带求和功能，直接帮助用户计算出了总报销金额。而下方的黄框是导出功能，能够帮助用户将前面的识别结果导出。 点击预览界面，可以看到待导出发票的所有信息，也可以根据自己的需要选择预览简化报表还是详细报表。而点击导出，则可以输入一个邮箱，票小秘会将刚才识别的结果以EXCEL的格式发送至该邮箱。
总的来说，有了票小秘之后可以彻底告别手动录入发票，为平时的发票报销提供了不少便利。 电子发票时代离我们越来越近前面我们说过，电子发票相比与传统的发票有着很大的优势。不仅能节约发票印制成本、提升发票报销的效率，更是在保管、查询、调阅时更加方便，也便于电子商务网站为消费者提供更加方便的服务。并且站在保护环境的角度上，可以减少纸质发票的资源浪费现象，将减少森林的砍伐，更加的环保，符合未来人类的发展方向。
在不久的将来，我们相信纸质化的发票还会存在我们的生活中，但是电子发票却是未来的大势所趋。我们有理由认为电子发票的推出是国家规范电子商务纳税的必然方式，这有利于国家对网络交易的监管，也有利于维护消费者的合法权益。 写在最后不可否认，无论是日常办公还是平时的生活记账都免不了发票报销问题。有了柯尼卡美能达印核票据管理系统和票小秘APP的加持，相信能给你的发票报销带来不小的便利。想了解更多日常办公的小技巧，请关注PConline办公频道。 |
