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对于知识型企业来说，人才是最大的财富，智力成果是他们的竞争优势，而知识产权和信息安全保护就是他们的生命。所有的包含设计、咨询类工作的企业都在这个范围内，如软件设计、工程设计、音像出版等。如果是只有三五个人的小公司，老板一个人把所有资料放在自己的电脑里，所有的商业机密和设计成果就保护住了。可是对于一个上千人的大公司来说，保护好公司的知识产权就会面临巨大的挑战。这样的挑战，是悬在每个知识型企业CIO甚至CEO头上的一把利剑。 中冶南方工程技术有限公司（简称中冶南方）就是这样一个大型知识型企业。3000人的企业规模，集钢铁和环保的工艺和工程技术研究、咨询、设计、设备成套、工程总承包于一体，业务范围广泛，以冶金和环保为主行业，市政、民用建筑、交通、纺织、电力等行业多角发展，是华中地区的龙头企业。中冶南方率先采用全面的信息安全管理，从硬件到电子化文件，再到纸质文件，都有效确保了公司商业机密不被泄漏，给国内企业的知识产权保护提供了一个新的思路。 行百里者，半九十 中国的这句古谚充分说明了一个道理，一件事做到90%，实际上成效只能算达到一半。因为剩下的那10%会成为一个巨大的漏洞，影响整件事的进程和最终结果。 2007年的9月，中冶南方信息中心主任黄湘武就站在这个“九十里”处徘徊。对于中冶南方来说，知识产权的重要性显而易见。像中冶南方这样的智力输出型企业，设计图纸信息是公司最重要的智力资源，要保证这些资料不被轻易的带出公司，电子文件和纸质文件的管理和安全保护至关重要。 由于充分认识到知识产权对公司生存与发展的重要作用，黄湘武一直致力于通过信息化管理提升企业整体信息安全防护体系。中冶南方已建立了一套基于数字化加解密技术的信息安全体系，可以对现有的电子文档实现全面的保护，对企业信息达到90%的保护度，虽然这些措施很好的保护了电子文件的外泄，可是纸质文件的信息安全保护一直做得不理想，也让整体信息安全工作的效果大打折扣。 当时，为了保证纸质文件安全，公司里所有的文件复印必须到领导办公室去，所有的扫描要到文印中心经过登记才可以扫描，图纸的复印扫描则由专人负责。这样繁琐的流程，浪费了员工许多工作时间。知识型公司最重要的资源是人，如果人人怨声载道，工作效率低下，实际上就是在浪费公司资源。 文印安全管理，赢得成本和效率 如何既解决好纸质文件的安全管理，同时提高员工的工作效率和满意度成为中冶南方信息中心亟待解决的课题。 信息中心经过考察调研发现，惠普打印及成像集团已经由打印机设备供应商，成功转变为以提供全面解决方案及文印服务为主的服务供应商，同时也是市场上唯一的具有IT背景，能全面提供文印解决方案的厂商。在与惠普的销售人员薛峰和咨询顾问罗明沟通之后，黄湘武发现惠普全面文印管理服务（MPS）中对企业信息安全进行全面防护的整体思路，与中冶南方全面信息安全管理体系不谋而合。正值公司全面搬迁到新址，中冶南方选择了惠普作为信息安全战略合作伙伴，以平衡部署、全面管理、事先认证、事后审计为原则，为中冶南方进行文印系统的全面规划。 公司给每个部门标配一台HP LaserJet 5035mfp数码多功能一体机，打印量特别大的部门增设HP LaserJet 9040dn激光打印机，每台一体机设备上都可以实现员工身份识别。一期项目中，这种身份识别是通过输入用户名和密码来实现；二期项目则给员工带来更多便利，直接刷员工门禁卡就能完成打印。这种方式对于员工的好处是，日常的文印作业，员工可以在部门内就近完成打印、复印、扫描等文印操作，再也不用那么麻烦的去领导办公室复印，去文印中心登记了，省去了几栋楼之间的奔波，大家在自己的办公室里可以完成所有的文印工作。 根据公司内部的一项员工调查显示，大家对信息中心工作的满意度，由原来的90%左右提高到99%以上，效率的提高是其中最主要的因素。同时，由于所有的文印操作均记录在审计数据库中，公司可以对每个环节的文印行为进行事后审计，从而使得公司的电子文件和纸质文件都处在了中冶南方全信息体系中，高效、安全地保护了公司的知识产权。 与惠普合作后，公司从原来80台左右A3幅面打印机的用量，减少到现在的40台左右，并且增加了复印、扫描功能，免去了额外采购复印机、扫描仪的费用。最值得一提的是，所有的设备联网统一管理之后，还可以使文印成本全透明化，有利于部门的独立经营核算。数据显示，中冶南方以每年500万页的打印量运行一年后，信息中心欣喜地发现，在提高了安全等级的情况下，2008年全年的文印开支减少了近30万元。 此外，惠普还为中冶南方提供了多项订制服务，包括文印软件系统的二次开发，与公司原有IT系统更紧密的配合；还专设一名服务工程师入驻中冶南方，专门处理所有的文印系统维护和报告，为中冶南方节省了一个专职IT人员的工作量。 一年多以后的今天，黄湘武终于可以在信息安全保护的问题上稍稍松口气了。MPS项目实施之后，将整个文印系统打造成了管理中的文印系统，为中冶南方成功地解决了纸质文件安全保护问题；同时，也成为了全面信息安全体系的一个重要组成模块，从而成功实现了中冶南方的全面信息安全管理系统的建设。在整个MPS项目实施之后，公司在管理水平提高的同时，工作效率也得到了提高，并且降低了运营成本。 黄湘武由衷的说：“员工的便利和公司的利益可以同时得到保证，是令我最欣慰的。希望惠普可以帮助更多中国企业保护知识产权，保护核心竞争力。” |
