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信息是企业最宝贵的资源，长久以来，如何有效防止企业核心信息的泄露，也成为企业经营管理体系中不可或缺的重要一个环节。对此，企业也纷纷为此投入了大量人力和物力来确保自身信息的安全。 纸张的信息安全保护不容忽视 要想从根本上解决企业信息的安全问题，就要从信息泄露的源头出发。据有关部门统计，当今接近半数的信息泄露来源于企业内部，特别是当前随着通讯手段的不断发展，为更多企业信息的流失提供了新的渠道。因此近年来，企业也着重在PC、网络以及存储介质等层面实施了足够多的安全对策。但是，企业对另一个现实状况却通常忽视了，这就是通过纸张媒介而造成的信息泄露在整个企业内部超过了50％，但往往企业在文档安全的保障方面却措施不足，因此，对于很多企业来说，信息安全管理还存在着很大的漏洞。 看来，为了更好地应对内部泄露带来的风险，作为企业的决策者以及IT部门管理者来说，对于纸张产生的信息泄露的巨大安全隐患，是时候采取必要的应对措施了。 解读佳能文档安全审计解决方案 作为在专业办公领域有多年经验的佳能，在其完善的商务影像解决方案中也充分考虑到企业在文档信息安全方面的切实需求，并提供了可靠的佳能文档安全审计方案。 那么佳能文档安全审计方案究竟能为用户带来怎样的安全保护呢？总体来说，可以分别从打印活动的监控、文档信息的捕获以及打印安全策略的设定三个方面来逐一解读。我们也分别从三个实际工作场景中来加以描述。 场景一：时间、地点、人物，不再是谜团 今天公司小李从客户那边了解到一个重要情况。一家他们的竞争对手今天早上发给客户一份最新报价，而报价内容与小李昨天下午和同事最终制定的报价惊人的相似。这无疑说明，这份报价已经被竞争对手获取了。公司有着严密的防火墙以及网络监控，不可能通过邮件或其它通讯软件传出，唯一的可能就出现在打印文档上。是谁、在什么时间、通过什么设备打印并发送出去的呢？ 也许在以往，类似这样的事件很难再继续追查下去，因为公司内没有一套完善的打印监控系统。不过对于佳能文档安全审计方案来说，找到答案并不是一件难事。依靠这套系统中的安全审计模块，系统可以跟踪并记录下公司复合机上面的所有活动，管理人员可以随时了解到在什么时间、什么人使用哪台设备进行了文档打印，如果员工同时使用了传真等功能，甚至可以查找到该文档发给了谁，所有的用户行为都可以生成记录并随时查取。因此，对于小李来说，完全可以根据该份报价的相关知情人进行逐一排查，了解到到底谁在昨天下午到今天早上这段时间，在什么设备上进行了文档打印工作。 场景二：从关键文字信息上找到内鬼 通过调取记录中的时间、地点和人物信息，小李锁定了一个更小的目标人员范围。这段时间内，相关人员只有 Lucy和Jack两个人进行过文档打印。但从记录来看，两个人打印的文档名称均不是这份报价，因此，还是没有足够的证据来最终确认。到底是谁将这份报价泄露出去的呢？此时，小李最希望的是，能有黑纸白字的打印具体内容的依据，来最终查出内鬼。 佳能文档安全审计方案此时又一次让小李彻底折服。原来，佳能文档安全审计方案具有获取文档关键信息的功能。当员工在公司内部的佳能复合机上进行打印、复印、传真操作时，除了记录下活动信息外，佳能文档安全审计方案还可以主动将打印的内容抓取为PDF或图片格式文档，并自动对文本数据进行OCR扫描，收集其中的文字信息。那么收集文档中的文字信息又出于什么样的目的呢？实际上，这也正是出于能够帮助像解决小李这种事件的需求。基于对打印内容的采集，管理人员随时按照一些关键字对于员工打印、复印或扫描的文档记录进行搜索，例如企业需要调取最近一个月内关于合同相关文档的资料，通过佳能文档安全审计方案，就可以很方便地搜索最近一个月内员工通过复合机操作过的所有合同相关文档信息。 因此，小李手上的这桩棘手事件也终于水落石出了。原来，尽管Lucy和Jack从打印文档的名称上来看均与该份报价无关，但通过对打印内容的检索，发现Jack打印的那份文档的实际内容，正是昨天下午讨论的报价内容，并且Jack还在之后进行了一次陌生号码的传真操作。面对这样的证据，Jack最终承认了自己的错误行为。 信息保护要防患于未然 尽管最终泄密事件水落石出，但小李又在考虑一个新问题，今后类似的事件如何避免再次发生？毕竟，在很多情况下，虽然可以追究员工责任，但造成的损失也已经无法挽回。 实际上，佳能文档安全审计方案是提供了了相关安全保障的，问题还是出在小李在自身信息安全方面的意识并不高，没有对员工的打印相关权限以及一些重要的关键字进行预先设定。其实，佳能文档安全审计方案对于企业内部一些敏感信息，都是可以进行关键字的预设，例如报价单、设计文稿这样的关键字。通过进行按键字的预设，当员工对相关文档在复合机上操作时，IT管理人员就可以第一时间接收到提醒邮件，以便及时了解到这一情况，判断该员工的行为是否复合公司的规定。 此外，为了防患于未然，我们还需要在进行相关文印操作前，对不同员工进行安全的权限设定。这需要与佳能文档管理系统协同工作，其安全权限设定范围可以涵盖只读、打印、预览、拷贝以及拷屏等，进一步确保员工文档文印的安全性。 通过全面使用佳能文档安全审计解决方案，像小李遇到的这种事件可以在最大程度上避免。用户因此而建立了严密的访问安全控制体系，防止机密文档在打印、复印、传真或扫描时进行无意或有意的泄露，同时可以实现方便快捷的文档查询与搜索。佳能文档安全审计解决方案将真正帮助企业实现全方位的文档安全打印的管理和监控，确保企业用户可以获得显著收益。 |
