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自从数码复合机出现后，企业的办公效率比以前提升不少，但如何控制办公成本依然是让人头疼的问题。近期，我们专门针对数码复合机的成本控制方面进行了试用，发现一些产品从节省成本、控制成本方面是下足了功夫！下面我们就以富士施乐新推出的DocuCentre III C4100为例，向大家传授办公文印“省钱”的方法。
达人必修技第一式 账户管理更轻松 借助数码复合机的“记账”功能进行输出管理。像富士施乐DocuCentre III C4100具备的“记帐认证”功能，可以轻松设置使用者的输出权限，进行帐户管理。例如，在操作面板上为各部门创建工作组及多个用户帐户，并对这些帐户进行不同功能的使用权限及使用量的设置，比如说可以设置市场部经理级别的人每月可打印/复印彩色文件500张，而普通职员只能输出黑白文件，每月底行政部即可根据设备记录的每个人使用情况，统计出各个部门的文印输出情况。另外，这台设备还能够自动限制无使用权限或过量输出的操作。
“记帐认证”功能的权限设置与数据统计 达人必修技第二式 传真功能不用纸 传真在办公室里的使用频率颇高，传统的纸质传真不但容易丢失，也造成了纸张的浪费。如使用富士施乐C4100的内置传真功能即可实现“无纸化传真”，通过设置可将发过来的传真自动转换成电子文档，并发送到事先指定的电子邮箱或共享文件夹中。这样，不但令传真收发的过程变得更为便捷，提升了工作效率，还能节省纸张、降低使用成本。
将接收的传真发送至指定的电子邮箱或共享文件夹 达人必修技第三式 打印省纸巧设置 一些朋友可能没意识到，数码复合机的多种打印设置功能还能巧妙地帮助企业节约成本。如将打印设置默认为“双面打印”以及“多合一打印/复印”功能，便能大大减少纸张的使用量。 这台富士施乐DocuCentre C4100还有一个特别人性化的功能，即“不打印空白页”，这样可以有效地避免纸张浪费。利用这些小技巧改善日常容易被忽视的细节，同样可以“积少成多”，达到节省办公成本的目的。
多合一复印 还有一点要特别提醒大家，办公设备的后期成本以及保养、维修等费用也是一笔不小的开支，大家在购买机器时一定要算明白。富士施乐独有的“全包服务”就是一种省心又划算的服务模式，只需每月按实际印张数付费，就可以什么都不用管了。设备的定期保养、及时更换耗材、维修、换零部件等都由厂商负责。这就是看得清、算得明的办公成本节省的最终招式了。 数码复合机是办公室必不可少的重要设备，活用其中的各项功能，就能从源头控制好成本。相信看了这么多“成本控制”的小技巧，你已经跃跃欲试了吧？那就不要犹豫，赶快去试试这些功能让你变身为“办公达人”吧。 |
