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何为隐性输出成本？想必不少企业管理者对此都不甚了解。实际上，对于企业文档打印，更多人关注的是那些可见的，诸如打印量、设备价格、能耗等等成本因素，而在很多情况下，却会由于在企业的文档打印、输出过程中而产生设备、时间等等浪费或不合理分配，造成工作效率的降低、人员成本的增加；或者由于打印输出而造成的信息外泄，直接对公司业务产生不利影响。这些，都可以视为文档输入隐性成本的一部分。对于一家管理完善、成熟的企业来说，这部分隐性成本同样需要监测与调控。 由打印等待引发的隐性打印成本话题 降低企业打印的隐性成本该如何入手？这相信会是摆在企业管理者面前的首道难题。也许我们从一些办公室常见的场景中就能找到答案。 在一个忙碌的上午，公司秘书小杨急需打印一份会议文件，会议室老板和客户都在焦急地等待中。很显然，小杨希望能在第一时间，在最方便的地方拿到打印作业并交给老板。但现实却事与愿违，当小杨走到打印间时，这台打印机正在处理其它同事的大量作业，这已经使得几位同事在打印间等候了，无奈只好按顺序排队等候。 其实这样的场景我们平时在工作中经常会遇到。很多人会觉得司空见惯，但实际上造成的隐性成本增加却是实实在在存在的。一方面，会耽误员工很多宝贵的工作时间，降低工作效率，从而就会带来员工成本提升的可能；另一方面，严重时甚至会使企业错失一次业务机会，这样的成本可就更为可观了。这其实就是我们所说的打印输出造成的一类隐性成本。那么作为企业管理者的你，又该如何应对并加以改善呢？ 无疑，你需要一位真正的办公专家来作为搭档。而在专业办公领域有着40年专注精神的佳能，正是你不可或缺的智囊团成员之一。他们为企业提供的uniFLOW打印文档管理解决方案，正是一套帮助企业建立更加智能、高效打印流程理想平台，解决很多企业在隐性成本监控与管理上的实际问题。 整合资源，形成高效打印 在我们的日常办公中，对于一般的小型文档，员工都会通过桌面级的打印机来完成。而当员工需要进行大型作业的打印时，桌面级打印及就会变得吃力。以往的情况通常就是漫长的等待，而佳能打印文档管理解决方案uniFLOW则整合公司更多的打印设备资源，建立起一套更加智能的打印平台。系统会根据设定的规则自动判断，如果打印页数超过设定，则会自动将作业发送到大型高速复合机上输出，一方面降低输出成本，同时也节省了员工大量的时间。而如果这位员工默认的打印设备正处于不可用的状态，例如正在维护中，此时uniFLOW也会自动进行判断，将打印作业发送到另一台附近的打印设备完成打印，同时uniFLOW也会自动向员工发送通知，提醒员工到另一台设备上收取打印文档。通过这些实际应用，证明佳能uniFLOW文档打印管理解决方案无疑是可以提升打印效率，降低员工的隐性成本的。 安全打印和随行打印 对于企业的一些机密文档，在打印过程中很容易发生信息泄露的情况，而这给公司造成的损失更加无法估量，这同样是打印输出隐性成本增加的体现之一。例如设计部门的一位同事发送了一份重要图纸的打印作业，那么如果该同事没有及时收取打印出的图纸，就极有可能被公司其他员工获得，从而造成潜在的信息泄露的风险。那么，佳能uniFLOW文档打印解决方案又是如何化解这一风险的呢？ 首先，佳能uniFLOW会为用户建立一个高度安全的打印环境。员工在进行打印时，并不是在电脑上点击“打印”按钮就可以收取到打印文档的，uniFLOW会在中间增加一个身份验证环节。也就是说，员工发送了打印作业后，必须使用本人的员工卡在复合机上进行扫描读取，复合机才会将相关作业打印出来，这样就避免了打印文档流失或泄密的可能。 同时，uniFLOW的身份验证功能还有一个方便之处，就是员工可以实现随行打印。所谓随行打印，就是员工可以不受设备的限制，在最方便的一台设备上获取打印文档。例如一位在企业一层工作的员工正在五层会议室开会，此时需要临时打印一份会议用文档。按照以往，这位员工只能在默认的一层打印设备上收取打印文档，这就要从五层下到一层收取文档，再返回五层继续开会，自然会耽误大量时间。而通过随行打印，这位员工在发出打印作业的指令后，直接在五层的设备上进行员工卡读取，这台设备就会将文档打印出来了。这当然是省时、省力之举。 依靠佳能uniFLOW文档打印管理解决方案，企业显然更好的从成本、效率、安全等方面实现对日常文档打印更好的管理和监控，降低打印的隐性成本，同时也能培养员工更好的打印习惯以及节能环保的意识。佳能长久以来始终致力于专业办公领域，并为不同企业提供适合自身需求的产品与服务，帮助企业不断降低打印输出成本，赢得长期良性发展的先机。 |
