|
在国家十二五计划中，已经将建设“高效政府”提升至新的高度，其中，电子政务位居要冲。要实现政务的电子化，首先需要将各级政府日常办公中所汇集的海量文字和图像资料电子化，尤其是法院、检察院等执法部门、税务部门、知识产权局、出入境管理局等这样需要保管、调阅大量取证文件的部门，已经陆续开始使用高速扫描仪。比如：随着“数字法庭”推广，原先由书记员记录的口供文件、起诉文件等现在只需很短时间，扫描后即可备案。而这正是“高扫”的用武之地。 可以说，以“高扫”为核心的专业化解决方案正为电子政务提供了全新的思路。 高扫轻松实现档案数字化高效管理 档案是人们从事社会实践活动所产生的凭证，是直接形成的历史纪录。对各类档案的快速归档和妥善管理正是各政府机构的重要基本功能之一。而目前大多数政府机构的档案是采用传统的档案管理模式，即：纸质物理管理模式——每年不断产生大量的业务资料以及历史档案等，不仅占用办公空间而且统计数据、查阅、调用都需要人员物理操作，管理十分困难，付出巨大的管理成本得到极低的工作效率。同时还面临着档案维护困难的问题：比如纳税人的信息资料需要长时间历史性的保存，传统的方法使相关人员接触到大量原始资料，势必造成一定的损坏，无法提高档案保存的安全系数;再如法院卷宗的保存年限至少要在20年以上，传统的方法无法提高档案保存的安全系数，如果遭遇故意破坏或篡改，将影响司法公正造成严重后果。 使用高速文档扫描仪及扫描软件对纸质文件进行电子化扫描，然后通过软件系统对电子化的档案进行整体管理，是目前最行之有效的手段。其中包括： OCR识别、文件智能录入管理、检索编辑等环节，整理好的电子化信息进行数据库存储、备份，就能够高效实现电子化档案的简便应用、管理并永久保存。 笔者这里以目前正在各级政府部门广泛使用的佳能专业高速文件扫描仪DR-6050C和DR-7550C及其应用为例，来分析 “高扫”是如何实现这些需求的。
DR-6050C
DR-7550C 首先是速度——DR-6050C、DR-7550C分别以其极快的速度——每分钟60页和75页，和高准确性、便捷性将档案、卷宗等纸质文件迅速转化为数字文件。而它们都载有图像处理芯片，能确保在对包含大量照片或图片的档案进行多种图像处理功能的同时保持高速扫描，同时这两款机型黑白、灰度和彩色都高达600dpi，确保以精确和清晰的方式还原档案的真实。举个例子：1000页包含大量图片的彩色或黑白A4档案归档工作，DR-6050C只需要不到大约17分钟即可高质量的完成，而DR-7550C更将这一时间缩短为将近12分钟左右!可见高速正是“高扫”服务档案管理的第一优势。 再如为保证图像质量的稳定，“高扫”应该在每次扫描作业开始之前执行自动校正。另由于档案资料很多采用手工填写，还包括一些复印件，尤其是保存的历史性文档，经常会有字体偏浅，复印效果模糊不清及装订痕迹的情况。为了扫描效果的清晰度，佳能产品均设计了文本增强技术，可以通过检测纸上字迹的位置，并加以强调，克服障碍，获得清晰准确的扫描结果。 同时，作为档案综合解决方案的重要部分，“智能管理”应该是非常重要的功能模块。如佳能就在机器中均捆绑了自有的扫描应用程序软件Capture Perfect——在处理文件时，支持多种文件保存格式和文件分发选项，比如可检索和加密PDF，扫描到电子邮件等，从而实现网络环境下的高效管理。 通过实例我们不难看出，“高扫”方案带来了工作方式的改变，解决了档案传统管理模式的存在的弊端，实现信息共享，有助于档案专业化、规范化管理，最大程度避免以往由于纸质文件存放不当导致的信息丢失以及维护困难。提高了档案保存的安全程度。同时降低了成本，提高成本收益率，并简化了行业统计工作。 以品牌服务和TCO为依托， “高扫”力助政府改变业务模式 事实上，高速扫描仪正切实在改变着某些政府部门的业务模式。如国家知识产权局在全面配备“高扫”后，海量专利资料的保管和满足频繁调阅需求得到了极大的改善。 据该局相关负责人介绍，是以佳能专业高速扫描仪为核心的电子化的文档归档管理手段改变了这一切。“高扫”的应用，首先使该局专利文件的保存更加安全，保存年限更加久远;同时信息流转更及时准确，存储管理简便，降低人工劳动强度;同时使工作流程更加规范、标准，使信息更加易于交流，从而方便而安全地实现了信息共享，加强了各级间的协作。 值得一提的是，该负责人还向笔者谈到采购佳能产品的三大原因：一是认为品牌信赖度高，产品质量有保障，服务信得过——据说佳能是“高扫”业内唯一在日本生产，产品原装进口中国的厂家— 佳能甚至把外包装也作为衡量质量的标志之一，仅仅是外包装纸箱出现破损，佳能也会担心是否是因为在运输中出现某些影响产品质量的因素，会在产品抵达中国后马上实行重新检测，同时更换外包装，以确保产品质量。但因为自身之前没有相关经验，难免犹豫，可佳能的几项承诺，让他们取消了顾虑。比如佳能承诺，如果遇到特殊情况，会派工程师长期驻守用户，快速响应用户的所有需求和困难;而在产品上，保证高质量的同时，佳能会提供每年两次的定期巡检;同时提供完善的备机服务：在有必要检查修理的时候，及时提供备机，保证用户正常办公。——笔者以为，这也是佳能能获得众多大批量文档扫描需求客户(包含金融业)的 “零投诉”殊荣的重要原因。 二是总体拥有成本TCO非常好——因为产品设计合理，同时极少出现故障，从而提升了机器的使用效率，使办公效率大增;同时因有严格的产品生产质量保证体系，机器使用寿命长，也客观延缓减少了更新换代所需要的成本。三是操作非常人性化。 笔者了解到，作为全球少有的对全线影像产品拥有完全自主产权的厂家之一，目前佳能国内在扫描仪市场上保持了超十款产品同时在售的良好态势，在扫描仪厂商中独树一帜。而在政府应用领域，无论是生产级或部门工作组级，佳能高速扫描仪都有着广泛的用户群，比如早在2-3年前，佳能DR-2580C、DR-7080C已开始进入法院系统，全面实现了文书档案的电子化审阅，而辽宁省某系统档案室则全面选用了佳能DR-2580C和DR-4010C作为其实现文档电子化的录入工具。据佳能内部人士透露，近年佳能“高扫”的销售一直处于高速增长状态，2010年实际销售已超越万台。 据IDC预计，2010-2014年“高扫”的年复合增长率将达到8.1%，展现出广阔的发展前景。在电子政务需求带动下，高速扫描仪专业化和高效能的优势将得以深化。具有更高速度、更低能耗、更多样化功能和更丰富完善的软件配套的“高扫”，将力助政府业务模式的改变，使电子化政务之路更畅通。 |
