彩色办公 富士施乐支招汽车零部件制造业

出处:pconline 2010年10月12日 作者:佚名 责任编辑:zhaojuan

  全球汽车工业的发展,为汽车零部件制造企业带来了绝佳的发展机会。作为上海大众、上海通用、丰田汽车等厂商的最大零部件供应商和国内最大的汽车零配件生产合资企业,某汽车电子有限公司近年的业务量也突飞猛进。然而,这也为公司的发展也带来了意想不到的麻烦。如何遏制办公成本的节节攀升?如何最大化利用办公设备,提高工作效率?这些都成为该公司亟待解决的问题。

优化设备管理  为成本支出做减法

  据公司相关负责人透露,这家汽车电子有限公司仅上海、无锡、西安三个分公司就配置了70多台办公设备,多为单一功能的打印机复印机扫描仪传真机等;而设备品牌更是涵盖富士施乐、夏普、惠普等多个厂商。同时,设备分布零散,不仅管理不便,办公成本也很难控制,造成很大程度的浪费。

  这些不同功能和品牌设备的日常管理、维护均由IT部门承担,IT人员感到难以应付。 “这些设备的管理耗费了我们大量的时间和人力,使我们无法专注于系统升级、信息安全等更重要的工作,而且公司也为此支付着高昂的成本”,IT部员工表示。

  正是在这种情况下,该公司将目光投向了文件管理专家富士施乐。经过几个月的现场调研和沟通,富士施乐根据该公司原有办公设备的布局及使用习惯,为其量身定制了一套软硬件相结合的彩色文件解决方案。该方案包括30台彩色数码复合机,其中2台ApeosPort-III C5500、16台ApeosPort-IV C4470/C3370、12台DocuCentre-IV C2260,并配合ApeosWare管理软件套件加以辅助,以此实现对设备统一、便捷的管理,并合理、有效的控制成本。

  采用富士施乐提供的彩色文件解决方案之后,这家公司的文印设备得到了精简和优化,原本每层5到6台单功能设备,集合成为1至2台彩色数码复合机。更重要的是,每个分公司的IT人员在ApeosWare管理软件的帮助下,仅用一台服务器就可对所有的彩色数码复合机进行设置和全面监控,实现了统一、便捷的设备管理;同时,通过软硬件的结合,IT人员可以根据部门实际需要设置使用权限,记录、管理每台设备的使用情况,并生成便于各部门进行成本分摊的使用报告,有效的控制了办公成本。此外,富士施乐提供的全包服务,避免了工作人员后期更换耗材、零部件以及维修的麻烦。IT部门经理说,“采用富士施乐彩色文件解决方案后,使用成本相比以前降低了6%-7%。”

强化彩色办公  为工作效率做加法

  对于这家汽车电子有限公司来言,基本上每个部门都有彩色PPT、图表文档等彩色文件的打印需求,但过去只有彩色输出需求最多的采购部和市场部才配有少量彩色打印机,其他部门员工要打印彩色文件则非常不便。如今,30台不同速度的彩色数码复合机的入驻,令三地分公司实现了全面的彩色办公,所有部门都能即时、便捷地打印彩色文件了。

  而针对彩色印量最大、输出品质要求最高的采购部和市场部,富士施乐特意为他们配置了业内彩色输出分辨率最高的ApeosPort-III C5500。使用富士施乐的这款彩色数码复合机后,市场部员工表示:“新设备打印的图表、照片、文字等色彩还原非常准确,线条和细节也很清晰细腻,我们的宣传册和海报更夺人眼球了。”

  采购部在采购塑料件、电子元器件等精细原配件时,除了需要打印彩色图片,还需要对一些订单进行彩色扫描和归档。相比于之前操作繁琐的单功能设备,借助富士施乐彩色数码复合机的文件流程功能,可迅速完成彩色文件的扫描、归档、发送或文件同步打印。采购部的员工说:“一台复合机就能完成打印、复印、扫描等,操作也很简单、快捷,提升了我们部门的办公效率。”

  富士施乐的彩色文件解决方案为这家汽车电子有限公司做了一道简单的数学题:办公成本做减法,工作效率做加法。相信在汽车零部件行业蓬勃发展的今天,通过全面彩色办公的实现,以及设备的优化管理,该公司将有效提升市场竞争力,赢得更加持续、良好的发展机会。

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