信息急速发展的时代 柯尼卡美能达MCS服务解析

2016-11-11 13:04 出处:PConline原创 作者:xMing 责任编辑:wuchengming

  【PConline 应用技巧】伴随着时代的发展和变革,信息化的时代在急速发展,正因如此我们日常工作中的纸质化文档都在逐渐转为电子化文档,还记得很久之前就有人说纸质化文档的末日马上到了,但站在客观的角度说句公道话,无论是任何企业或是任何行业,都不会离开纸质化的文档,只是在我们日常工作中的流程或许可以将其变为电子化,方便员工查看以及编辑等等。说到这里,当下社会的邮件、文档、票据、图纸、账目等各类纸质以及电子数据内容的处理占据了员工日常工作的一大部分,那如何有效管理与合理运用大量繁复且持续增长的内容信息呢?

  柯尼卡美能达的一站式内容管理服务(Managed Content Services ,以下简称“MCS”)是各大企业所需要的,这是柯尼卡美能达早在2014年的时候针对为企业用户带来全新发展机遇的一项管理服务。简单来说,MCS是通过为用户提供数字化的内容管理服务,进一步简化和优化内部业务信息的沟通流程,提高业务效率,从而为用户有效降低成本。

  柯尼卡美能达的MCS服务为用户提供了涵盖前期咨询、改善提案、软硬件以及文档的电子化服务在内的一站式数字化工作流程管理服务,以优化和简化用户的沟通流程,从而帮助用户提高业务效率、削减成本,实现可持续性增长。除此之外,柯尼卡美能达MCS内容管理服务还可根据用户的规模、行业及业务类型进行精准的资讯顾问服务并为其提供最适宜的数字化工作流程管理一站式服务。

  其主要内容管理服务具体包括:提高文件处理的速度(包括抓取、格式修改、检索等)确保更快、更流畅的工作流;扫描、保存和分享文件,促进文档电子化以减少纸张及能源成本的消耗;组织和归档文档流,便于员工随时随地查看;提供信息安全防护,保障机密文件不外泄。以上的这些服务内容在众多企业内都是日常所需要的,想象一下,在没有使用MCS服务之前,我们需要消耗更多的时间和精力去一遍又一遍的处理繁琐的文档工作,不仅耽误了工作效率,还很有可能为此晚上加班工作。而使用MCS服务后就大为不同了,员工可将纸质化文档扫描后上传工作流分享给其他部门的员工,节省了不少的操作时间。

  柯尼卡美能达的MCS一站式内容管理服务不仅会帮助传统的企业,其实在医院、政府、教育以及金融行业都会用到。说了这么多,到底是怎么使用柯尼卡美能达MCS服务呢?我们就拿某企业的小李做一个简单的例子,某大型企业在全国有多家分公司,而总公司在北京,小李是一名资深的销售人员,有一天他遇到了一件比较麻烦的事情。有一份和客户签订的合同需要递交给上海的同事帮忙处理,在手头有繁重工作的同时,真的很难抽出时间处理这样的事情。

  但迫于无奈,小李在没有使用柯尼卡美能达MCS服务之前,只能通过将纸质化的合同进行扫描,转化为电子版文件,再发送给上海的同事。在那边的同事收到文件后,在将合同打印出来,这个过程虽然看着没有多复杂,但前期每一步的工作(扫描、发送等)都在降低员工的工作效率。但使用柯尼卡美能达的MCS服务后是怎样的呢?小李可以直接将要扫描发送的合同通过柯尼卡美能达的复合机进行操作,由MCS服务的工作流发送给上海的同事,对方在接收后可直接查看,亦或是直接在柯尼卡美能达的复合机上进行打印,甚至可以下载下来留存,方便至极。

  最后我们认为柯尼卡美能达的MCS内容管理服务是进一步全面简化和优化企业沟通流程的高效利器,而在“创意改变世界”的企业口号中,柯尼卡美能达将的MCS内容管理服务为广大用户在革新业务模式,提升内部与外部沟通方面提供多方支援。

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