富士施乐技术专家 解析“智慧信息管家”

2013-12-24 16:44:17  来源:pconline 原创  作者:佚名  责任编辑:ranguang 

  【PConline 应用】2013年12月上旬,富士施乐在上海举办了盛大的DocuWorld大会。在此期间,富士施乐还举办了多场研讨会,以下是主题为“看‘智慧信息巧管家’如何带您畅游智慧办公新格局”的研讨会演讲实录,演讲者为富士施乐株式会社 研究技术开发本部 孵化中心总监 鹿志村 洋次。

  在富士施乐,员工是使用自己公司开发的办公系统来进行工作。富士施乐有1400多人都在使用这个系统。为什么这个办公平台好?现在向大家展示一下,与大家共同分享富士施乐这个非常便利的办公系统。

  首先这个系统有一个活动日历的界面,可以将所有人的资料信息放在这张活动日历中,大家共同分享。以这次DocuWorld为例,可以将上海的DocuWorld大会放在这个日历中,不管是谁,只要是使用这个系统的同事都可以看到这个信息,只要点击活动日历的界面,就能看到所要知道的日程和相关信息,还可活动日程进行分类,每个使用者都能够自由访问这个活动日历的工作界面。

  下面介绍的智能化工作方式。首先,请看这个表格。这是将一定单位的信息传递给他人所需要的成本。经过年度的变化,这个成本会越来越低。从19世纪开始到现在,从通过个时代的交通工具进行邮递到现在的邮件、微信等,将数据信息传给他人所需要的成本越来越低,甚至已经达到了免费。特别是现在手机非常流行的年代,通过邮件等一些工具可以使我们非常方便,并且可以实现以极低成本的将数据信息传递给他人,这些情况当中你是不是会想到把信息传递给别人,一点费用都不需要吗?其实不是的,在使用邮件、使用网络当中,网络本身的设备维护、设备开发等等,也是需要很大的投资和运营成本的。

  在IT基础设施建设当中所投入的成本有多少呢?比如说,我们买IT的设备,通信等需要的成本加在一起,一般来说大约相当于总销售额的3-5%。但是这些硬件的基础设施投资只是其中的一部分,左边这个小圆是整个IT基础设施投资,这个大圆当中只占其中的40%,还有60%是什么呢?是保有这些信息,同时在人与人之间共享这些信息所需要的人工费,也就是用在人上的费用占到六成,这就是我们通常所说的人工费。那么这两者加在一起,一共是占整个销售额的将近14%。富士施乐也做过相应的统计,差不多是14%。当然,这不是富士施乐一家有这样的数据出来,富士施乐也请专业的公司进行调查,对美国将近一百家公司进行市场调查,非常有意思的是55%的公司,甚至不知道自己公司用于IT基础设施维持和用于通信方面的人工费占到销售额多少,连这个数字都不清楚。当我们对这些数字有了解的公司进行统计时,发现他们基于对设备基础设施的维持和人工费的计算得出的数据是右面这个柱状表格,富士施乐进行了测算,大约跟富士施乐的平均水平接近是14%左右,我想这个数字是一个比较普遍有代表性的比例。

  上面讲了IT办公设备的基础设施投资,同时是人与人之间通信的人工费,加在一起,这个表上写的很清楚,占到整个销售额的14%左右。这些成本为什么会发生?在这里想要分析一下成本会产生的原因。富士施乐通过电话访问等也听取了客户的一些方法,收集了富士施乐客户的回答和意见,把它综合起来得出了这样一些客户们的心声。然后,富士施乐进行归纳。首先,是人与人之间沟通形成的障碍,尤其是进行销售部分,营业部分的销售人员。客户碰到问题了,但是不知道去哪个部门问,甚至不知道问问题该找谁。类似于这样的人与人之间沟通的障碍。然后,是人与信息之间沟通的障碍。比如,有很多各种各样的信息,把它综合起来,把桌面变得非常复杂,难以整理。或者在外出、不在公司的时候,无法找到或者无法看到自己的文件。各个部门各自的文档资料,很多都是雷同的,因为各个部门之间没有沟通,做了非常相似的重复的文件和信息。再有,设备之间的不兼容,比如说iPad和其他安卓系统不一样,就无法在其他系统上进行兼容共用。还有在会议中,定了一个小时的会议,由于要把这些设备全都要搞定,就用掉一半的时间,只有30分钟用于真正的会议讨论,这就是一些人与人,人与机器,人与信息之间的沟通障碍。

  所以,富士施乐把它归纳起来,用于IT基础设施投资以外,人与人、人与机器、人与信息之间沟通的障碍,造成了21世纪网络型企业,先进性企业的一个障碍。如何进行更好的人、机器、信息之间的沟通,是需要解决的课题。

  富士施乐基于上述这三种沟通的障碍壁垒,希望把这些障碍去掉,具体来说是怎么样呢?如果我们能够把这些障碍去掉的话,将节约更多的时间和精力,相互之间的沟通将会非常顺畅。这些障碍怎么去克服?是通过人去克服,希望通过富士施乐的服务,代为解除原来人与人之间的间接工作。这是富士施乐创始人说的一句话,也是富士施乐的理念:“我们事业的目标是通过更好的沟通,实现更好的人与人之间相互理解。”也就是说,能够消除上述的这些壁垒或障碍,实现更好的沟通,就能做到人与人之间更好的相互理解。

  具体来说,怎样的设想呢?将会讲到人与人,人与信息,人与机器之间,如何把障碍消除。富士施乐提出了“脱离组织”,就是简单的机构;“脱离格子间”,就是互通有无的办公;“脱离固定办公”,就是脱离固定的办公场所,提出了脱离的这个想法。富士施乐提供的办公设备就是提供服务,使原来由人进行的,用富士施乐办公系统做到这三个脱离。

  首先要实现这个脱离,把以前固有的办公方式改变一下。富士施乐提出了一个“无固定办公桌的办公”,也就是一个完全共享的,共有的工作空间。甚至于在上下班的地铁中,也能够自由自在的进行办公。这是富士施乐在横滨已经实践的无固定办公桌的办公环境。在工作的时候,这个桌上没有任何私人的物品,需要工作的人只要坐在这个共用场所中,就能够进行办公。现在很多人的工作状态是不回到自己的办公桌就无法进行任何工作,但是富士施乐的这个办公系统不是这样,即便在上下班的途中,或者坐在只要有富士施乐共享的设备、共享系统的时候,就能够进行任何所需要的工作。富士施乐希望营造这样一个环境,这不仅是采用富士施乐自己的技术,是综合了很多家的技术和产品,把它进行整合。

  所谓脱离格子间,人与人之间的沟通其实是我们工作当中一个很大的障碍,需要花费时间和精力。比如我有空的时候,我想跟对方进行沟通或者工作会谈,但是对方没有空。在这里就可以利用富士施乐这个办公系统,所有人的工作活动日历在总的界面上都能够看得到,一目了然的就能够知道,所有的人,所有的部门,所有我要见的这些人他们在哪里,非常方便,易于管理。富士施乐这个界面是整体的活动日程的界面,比如说,我的日程就显示在公司系统的总日程中,我在上海出席了“慧见·精彩未来”专题研讨会。通过这个界面,要找任何跟我有关,跟相关的数据有关的信息就非常的容易。以前都是输入全部的信息才能够找到相关的数据,现在通过活动日历的管理,速度可以提高将近30%的时间。用这样一个办公系统的界面,通过非常模糊的输入,就能够找到我想找的人和信息。

  人和人之间,和谁见面,怎么见面,在哪里见面,人与人之间沟通的问题可以通过富士施乐的办公系统进行非常方便的操作。什么地方,题目是什么,这样一些共有的信息,可以在富士施乐的界面中进行统一的管理,而且方便的查找。个人电脑里面可能有很多文件夹,按照部门、时间、课题等进行分类,这些分类原来是每个人在自己的电脑中做,富士施乐希望提供的服务,就是省去了由各位进行的工作以外的工作,通过富士施乐的办公系统自动的为客户实现这样一些电脑当中的分类或者是查找。富士施乐也进行了很多的实验,这样一种做法是可行的,通过工具的改良可以实现很大的效率提高。

  个人的信息管理是接下来想要讲的。以往都把个人信息、档案、文档等不断放到自己的电脑中,但是每个人在电脑中分类的方法不一样,同时个人电脑别人又不能共享,造成了信息的无法共通。富士施乐的办公系统就能克服这一点,通过这个共有的办公界面,都能够看到需要共享的所有的文档。具体来说:比如要进行一个会议,为了理解会议的内容,可以通过访问这个界面,知道参加会议的人、时间、内容等。所以说这个界面比每个人更能够理解这个会议的内容。

  富士施乐听取了一些客户的心声,发现相互之间沟通的障碍是实际存在的。比如,对大量的信息进行分类会非常的繁杂,再有就是在企业当中,还有很多这样沟通性的障碍。如何进行不通过人与人之间的操作,借助界面的一体化能够共享资料,这是富士施乐非常重要的想法。同时,希望把这个信息进行深层次的内容分析,在这个当中也是富士施乐办公系统的强项,把所有部门的信息都统一在一起,用直观的界面进行演示。

  信息管理以外还有共享信息。比如,我现在在上海,但是在日本的同事现在就可以看到我正在使用的这个文件。如果他们愿意的话,可以非常简单的加入到整个会议中。所以说,在远距离会议的时候,所有参加会议的人,虽然不在同一个地点,但是翻到每一页都是一样的,在上边做同样的标记。再有,我想和很多人进行沟通,突然有别人给我打电话,但是我不方便接电话,这也是人与人之间沟通的问题,通过这个界面,给我打电话的朋友,他就会通过这个总的活动界面,知道我现在参加会议,不方便接听电话,他就不会给我打电话,自然而然就会选择通过邮件,不会把多余的时间浪费在电话无法接通上。从细小的事情上来解决人与人之间沟通上的障碍,使整个工作可以更加顺畅,节约成本。

  另外,在家庭中也有使用远距离视频电话、视频对话等,能够和对方进行非常无障碍的沟通,还有是智能手机也普遍的在使用,可以和远距离的人进行远程沟通。有时候经常会碰到在远程会议的时候,各个地方是需要会议室的,这个会议室必须能够连接这个远距离会议设备,往往会出现会议室定不到,或者手里拿着苹果的终端,但是在连线中,连不到安卓系统的会议室的设备上去,这些也是可以通过富士施乐的办公系统进行解决的。

  举例,比如在活动日程上。这个界面只有部分的东西,其实所有的人都在用这样的界面,里面蕴藏着很多信息。在查找的时候也不需要输入全文,只需要输入关健词,就能够非常方便的寻找出需要的信息和资料。小组的成员都能够共享这样的界面,共享这样的资料。在这么庞大的资料当中进行查找时,所有人、资料都在里面,进行查找的时候,在这里有很多的标签。刚刚是系统自动进行分析,比如用时间、制作者的名称等来进行分类。在查找时,只要把关健词选择进去,就可以非常方便的查找到需要的资料。在大量的信息中,通过一些选择关健词,就能够非常简单的找到需要的资料。比如,以文件为基础,和别人共享大约九千份的文件。这么大的信息量当中,通过输入是谁制作的文件,比如名字,选好后,自然而然就会进行筛选。之后再输入其他关键词进行其他选择,又能够再筛选一下,不断把信息量从原来九千多件文档,缩减到十几份的文档。在这个当中选起来就非常简单,我们不需要输入,只要选择就可以,这也是这个界面当中非常方便的方面。这么多标签,是系统自动生成的分类方法,在实际操作中,也证实了这是非常好用的工具。其实在一般的企业中,共享的文件不止八千多个,有几万的信息量,我们的系统自动为大家生成那么多标签,只要做好选择,就能够非常简单、快速的找到需要的文件。

  不在办公室的时候,如何能够自由自在的工作?把它想象成我的iPad,有很多的应用程序,走出公司的时候会用自己的智能手机来查找自己工作上的邮件或信息,当中就产生了安全性问题。富士施乐有个独有的VPN远程邮件系统连接方式,在安全性上非常有保证。比如说我用智能手机查看的文件是共有的文件,所有人都能看到。而从富士施乐下载下来能够传达到手机的信息,具备富士施乐特有的秘密保护功能,在一定的时间内才能看到,如果过了这段时间,不再进行密码输入的话,这个文件就自动删除,保证不会泄露,这在安全性上有很大的保证。如果没有安全保护措施的信息,下到自己手机上,就会造成信息泄露问题。所以,对许多企业来讲,安全性是很大的课题。富士施乐办公系统对于客户信息的资料安全性的保护是非常强大的。
 
  刚才一直在讲办公工具的问题,想要真正实现的是通过这个工具做的更好用,比如iPad好用,很多人都去买iPad,但是买了iPad之后怎么把它用好?很少有人把它用的非常好。同样的道理,工具好只是一个开始,不是最终的目的。富士施乐真正想要做到的是能够把以前惯有的工作方式进行改革,让工作方式更方便。比如,这里指出的“无固定办公桌”等,实现了有更多的信息共享,人与人能够节省出更多的精力用于具有创造力的工作,减少人工费用的支出,减少用于使用工具上所需要的时间,让大家有更多的时间可以和客户进行沟通,有更多的精力用于真正的工作。对企业来说,这是发展强大的根本。

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